PRIVACY STATEMENT

ARTIKEL 1 Inleiding
Onze gegevens: ikflex.nl
Hoogstraat 112; 4702 HW Roosendaal
Telefoon 085 – 808 50 01
Email support@ikflex.nl
Website www.ikflex.nl

Dit statement is gebaseerd op de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) en heeft tot doel om de verwerking van persoonsgegevens, door u aan ons toevertrouwd, zo vertrouwelijk en efficiënt mogelijk te behandelen.

Voor ikflex.nl is een correcte omgang met uw persoonsgegevens van groot belang. Ze worden derhalve, in onze procedures en systemen, zorgvuldig, vertrouwelijk en veilig behandeld waarbij wij ons houden aan de geldende wettelijke bepalingen en waarbij wij uw belang ten alle tijden zullen behartigen. Daarbij gebruiken wij alleen die gegevens die uitdrukkelijk en vrijwillig door u worden gegeven bij het bezoeken van onze website, bij het aanvragen van informatie en/of bij registratie bij ons bedrijf.

Ikflex.nl is verantwoordelijk voor het verwerken en beheren van uw persoonsgegevens. Procedures en werkwijzen zijn ingericht om dit op een juiste wijze te doen. Ikflex.nl neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Uitgangspunten hierbij zijn welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel en op welke wijze dit wordt gedaan.

ARTIKEL 2 Wat zijn persoonsgegevens?
Alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon zijn persoonsgegevens. Specifiek kunnen worden genoemd:
- Naw gegevens / Email adres / Overige contactgegevens
- Geboortedatum en –plaats / Leeftijd
- Geslacht
- Curriculum Vitae / Alle informatie over Opleidingen, Trainingen, Testen, Ervaringen
- Gegevens over beschikbaarheid, vakantie en overig verlof
- Gegevens die van belang (kunnen) zijn voor beoordeling van geschiktheid zoals Getuigschriften en Referenties
- Pasfoto en Video (introductie) - op vrijwillige basis

Wanneer er sprake is van een dienstverband via bemiddeling van ikflex.nl
- Nationaliteit / ID bewijs
- BSN-nummer
- Werkvergunning
- Gegevens gerelateerd aan personeels-, salaris- en verzuimregistratie

ARTIKEL 3 Het verkrijgen en verwerken van persoonsgegevens.
Bovenstaande persoonsgegevens kunnen door ons worden verkregen als u ons bijvoorbeeld een brief of e-mail stuurt, u direct solliciteert op een vacature, u ons een open sollicitatie stuurt, u een formulier invult, ons belt of een afspraak/gesprek heeft op ons kantoor. Maar ook als u, op welke manier dan ook, gebruik maakt van het FELIX Roosterprogramma & App of onze website bezoekt (www.ikflex.nl), kan het zijn dat u ons uw persoonsgegevens geeft. Bijvoorbeeld in de vorm van een IP- adres of een Cookie.

Wanneer wij uw persoonsgegevens krijgen, of door u zelf aan ons gegeven of door anderen met ons gedeeld, worden deze door ons verwerkt. Onder het verwerken van persoonsgegevens wordt door ons verstaan; verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken, verstrekken aan partijen, wissen en vernietigen.

ARTIKEL 4 Van wie verwerkt ikflex.nl persoonsgegevens?
Van iedereen die met ons contact heeft, zoals onder andere genoemd onder paragraaf 3, kunnen persoonsgegevens door ons worden verwerkt. Dit zijn onder meer werkzoekenden die via ikflex.nl in gesprek zijn om (mogelijk) bemiddeld te worden naar een baan, klanten van ikflex.nl, (potentiele) opdrachtgevers en hun contactpersonen, zakelijke relaties, leveranciers en business partners.

Indien u als organisatie persoonsgegevens aan ikflex.nl doorgeeft van uw medewerkers, dient u dit, volgens de geldende wetgeving, bij hen aan te geven. U kunt dit doen door dit Privacy Statement aan hen te overhandigen.

ARTIKEL 5 Op basis waarvan verwerkt ikflex.nl uw persoonsgegevens?
De AVG kent diverse grondslagen. Om persoonsgegevens te mogen verwerken, moet gebruik worden gemaakt van één van deze grondslagen. Ikflex.nl maakt gebruik van de volgende grondslagen:
- Toestemming
De wet stelt dat de betrokkene vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig instemt met de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens.

- Wettelijke verplichting
Deze doen zich voor bij zaken als het volgens de wet moeten bewaren van loonadministratie (arbeidsovereenkomsten, ziektestaten en kopie id-bewijs) en het volgens de wet moeten bewaren van facturen (waarin ook persoonsgegevens in kunnen voorkomen).

- Uitvoering van Overeenkomst
Wanneer het nodig is dat, voor het opstellen en uitvoeren van een overeenkomst, persoonsgegevens nodig zijn, kunnen deze worden verzameld. Belangrijk hierbij is dat de overeenkomst niet kan worden uitgevoerd zonder deze persoonsgegevens.

- Gerechtvaardigd belang
Indien persoonsgegevens worden verwerkt in het belang van ikflex.nl, zonder dat hierbij de privacybelangen van de betrokkene worden geschaad. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan Direct Marketing.

ARTIKEL 6 Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?
In zijn algemeenheid kan worden gezegd dat ikflex.nl uw persoonsgegevens verzameld en verwerkt wanneer er sprake is van:
- Arbeidsbemiddeling (Werving & Selectie, Uitzenden, Detacheren en Bemiddeling ZZP-ers);
- Persoonlijke ontwikkeling en Inzetbaarheid (Trainingen, Cursussen, Opleidingen);
- Salarisadministratie;
- Personeelsmanagement;
- Projectmanagement.

Meer specifiek vragen wij u om uw persoonsgegevens met ons te delen: - om met u een werknemers-/werkgeversrelatie of een personeels- / arbeidsbemiddelingsrelatie aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een financiële, personeels-, uren-, verzuim- en/of salarisadministratie te voeren;
- om een relatie gericht op het verwerven/uitvoeren van opdrachten aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een financiële administratie te voeren;
- om uw geschiktheid voor een bepaalde functie of opdracht te beoordelen, uw beschikbaarheid vast te leggen en u in contact te brengen met of voor te stellen aan één of meerdere (potentiële) opdrachtgevers en/of relaties;
- om u te bemiddelen naar werk, u carrière- en/of loopbaanadviezen en/of overige (werk gerelateerde) diensten aan te bieden waaronder onder andere opleidingen, u in te zetten bij opdrachtgevers waarbij wij informatie nodig hebben aangaande uw beschikbaarheid, werkzaamheden bij opdrachtgevers te laten verrichten, dan wel om opdrachten voor u te regelen;
- om met u, onze opdrachtgever(s) en/of relaties overeenkomsten te kunnen sluiten en deze uit te kunnen voeren en na te kunnen komen;
- om u te informeren over onze dienstverlening en onze overige activiteiten om dit beter te kunnen laten aansluiten op uw wensen en kwaliteiten (bijvoorbeeld het toezenden van een vacature-alert);
- voor managementdoeleinden en het genereren van managementinformatie en -rapportages, het uitvoeren van marktanalyses, (interne en externe) controles, audits en accountantscontroles en het bevorderen en handhaven van onze kwaliteit en de bedrijfsveiligheid;
- om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen en/of het aanvragen van subsidies en premiekortingen, denk bijvoorbeeld aan de identificatie of het afdragen van belastingen en sociale premies;
- om wettelijke re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan de opdracht van de overheid om personen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
- om onze producten en dienstverlening (o.a. via onze website) te verbeteren of (technische) problemen bij het gebruik van de website of onze diensten op te lossen.

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen voor de genoemde doeleinden. Wanneer wij uw gegevens gebruiken voor andere (nauw verwante) doelstellingen, zullen we u conform de wet hierover nader informeren en de vereiste maatregelen nemen.

ARTIKEL 7 Hoe lang bewaart ikflex.nl uw persoonsgegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt. Daarnaast bepaalt ook de wetgeving hoe lang persoonsgegevens mogen en moeten worden bewaard. De bewaartermijn kan dus per doel verschillend zijn. Om overzicht te hebben in de bewaartermijn van persoonsgegevens, wil ikflex.nl zijn activiteiten indelen in 4 categorieën.

- Kandidaten waarvan ikflex.nl ter bemiddeling zijn/haar persoonsgegevens in bezit heeft.
Wij bewaren uw gegevens maximaal 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure. Beëindiging vindt plaats indien ikflex.nl succesvol heeft bemiddeld en er een dienstverband is ontstaan tussen kandidaat en opdrachtgever OF bemiddeling heeft geen resultaat opgeleverd en kandidaat heeft geen gebruik meer gemaakt van de activiteiten van ikflex.nl.

- Kandidaten zijn succesvol bemiddeld en ikflex.nl gaat met de kandidaat een arbeidsovereenkomst aan.
Voor het aanbieden van een arbeidsovereenkomst en daarmee het aangaan van een dienstverband, gebruikt ikflex.nl de dienstverlening en software van Pay for people; expert in Back-Office dienstverlening en daarmee juridisch werkgever bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst. Gegevens zullen maximaal 2 jaar na beëindiging van het dienstverband worden bewaard. Dit geldt niet voor gegevens waar een fiscale bewaarplicht voor geldt zoals loonadministratiegegevens (arbeidsovereenkomsten, ziektestaten en kopie id-bewijs). Deze gegevens moeten 5 jaar worden bewaard. Specifiek zal ikflex.nl de wettelijke bewaartermijnen hanteren.

- Zakelijke relaties waarbij gegevens bekend zijn bij ikflex.nl.
Persoonlijke gegevens zullen worden verwijderd indien ze door ikflex.nl niet meer gebruikt zullen worden voor het doel waarvoor ikflex.nl ze heeft verkregen. Betreft het een zakelijke relatie waarmee ikflex.nl één of meerdere overeenkomsten heeft gehad, dan zullen administratieve gegevens, zoals facturen en contracten, minimaal 7 jaar worden bewaard.

- Projectmanagement. Ikflex.nl werkt op projectbasis voor een opdrachtgever en maakt gebruik van gegevens van bedrijf/instelling en van kandidaat.
In principe worden de richtlijnen gehanteerd zoals in bovenstaande 3 categorieën staat aangegeven.

ARTIKEL 8 Het wijzigen en verwijderen van uw persoonsgegevens.
Volgens de AVG wetgeving heeft u het recht uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken, heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid en kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ikflex.nl.

Dit alles betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen ter inzage, ter correctie, ter verwijdering, ter intrekking van uw toestemming tot gegevensverwerking, ter overdraging van uw persoonsgegevens en om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Omdat het gaat om privacygevoelige gegevens dient een dergelijke verzoek schriftelijk te gebeuren (info@ikflex.nl) en bovendien verzoeken wij u een afspraak te maken om bij ons op kantoor langs te komen met een id-bewijs, waarmee u zich kunt legitimeren.

Bij klachten wijzen wij u erop dat u zich ten alle tijden kunt wenden tot de nationale toezichthouder; de Autoriteit Persoonsgegevens.

ARTIKEL 9 Het beveiligen van uw persoonsgegevens.
Ikflex.nl gaat zorgvuldig om met het beschermen van persoonsgegevens en het tegengaan van misbruik, verlies, ongewenste openbaarmaking, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijzigingen. Naast onze eigen werkprocedures die het veilig omgaan met persoons- en bedrijfsgegevens garanderen, maakt ikflex.nl, voor de verwerking van de persoons- en bedrijfsgegevens, gebruik van diverse software pakketten.

Voor het zoeken, verwerken en koppelen van gegevens van kandidaten en bedrijven/instellingen gebruikt ikflex.nl het front-office pakket van CARERIX. Voor het verwerken van gegevens die benodigd zijn voor salarisadministratie en facturatie gebruikt ikflex.nl het back-office pakket van PAY FOR PEOPLE. Beide bedrijven nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onrechtmatige verstrekking of anderszins onrechtmatig gebruik, waaronder ook onrechtmatige verzameling en verwerking van persoonsgegevens.

Mocht u van mening zijn dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, verzoeken wij u contact op te nemen met ons.

ARTIKEL 10 Het verstrekken van uw persoonsgegevens aan derden.
Om te kunnen voldoen aan de bedrijfsvoering van ikflex.nl, zoals omschreven in paragraaf 6 van dit Privacy Statement, verstrekt ikflex.nl uitsluitend persoonsgegevens aan derden:

- Op eigen verzoek;
- Indien nodig voor de uitvoering van onze overeenkomst;
- Om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Onder derden wordt niet verstaan het front office en back office pakket (respectievelijk Carerix en Pay for People) omdat de overdracht van de gegevens noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht.

Verder kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met bedrijven/instanties die hun diensten uitvoeren in opdracht van ikflex.nl (zoals e-mailing bedrijven, accountants, rechtskundig adviseurs, etc).

ARTIKEL 11 Het bezoeken van onze website; www.ikflex.nl.
- Statische gegevens.
Naast de door u verstrekte persoonsgegevens bij het bezoeken van onze website, is het mogelijk dat ikflex.nl ook gegevens verzamelt om het gedrag van bezoekers van onze website te meten; zogenaamde Statische gegevens. Je kunt hierbij denken aan gegevens over welke pagina van onze website het meest bezocht wordt of hoe u terecht bent gekomen bij onze website. Deze gegevens zijn anoniem, worden puur cijfermatig verwerkt en zijn bedoeld ter verbetering van onze dienstverlening en van onze website.

- IP-adres
Iedereen die internet gebruikt, heeft een IP-adres. Ook als u dit doet via uw telefoon. Zonder IPadres kunt u niet internetten. Ikflex.nl houdt IP-adressen bij om u te behoeden van internetfraude.

- Cookies
Op onze website maken wij gebruik van Cookies. Een Cookie is een tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De Cookies door ons gebruikt zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en voor uw gebruikersgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en ze stellen ons in staat onze website te optimaliseren. Een Cookie kan echter niet gelezen worden door een andere website dan de website die het heeft aangemaakt en is bovendien uniek voor elke gebruiker. U kunt zich afmelden voor Cookies via uw internetbrowser. Ook kunt u alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

- Hyperlinks / Websites van derden
Indien u onze website bezoekt via een link van een andere website OF u gaat via onze website via een link naar een andere website, draagt ikflex.nl geen verantwoording voor de persoonsgegevens die u op deze sites achterlaat. U dient daarvoor de informatie, aangaande het omgaan van persoonsgegevens, die op deze websites wordt aangegeven te raadplegen. Heeft u, naar aanleiding van dit PRIVACY STATEMENT en/of over de bescherming van uw persoonsgegevens, vragen, opmerkingen of klachten, dan verzoeken wij u vriendelijk contact met ons op te nemen.